Transparencia con las actuaciones y las cuentas
Si algo se encuentra a la orden del día es la transparencia con las cuentas, esto es, ver reflejado de manera continua las cifras de la comunidad incluyendo gastos e ingresos emitidos así como estado de la tesorería, recibos pendientes de abono, morosidad, entre otros. Bajo nuestro parecer una forma eficaz es el envío a mes vencido de las cuentas en ese periodo a través del correo e-mail. Así, los vecinos podrán ver de primera mano cuales son los gastos ordinarios y extraordinarios surgidos durante ese mes y en que estado queda la tesorería, siendo una forma limpia de comprobar aquellos gastos que pueden distorsionar unas cuentas.
Además, un envío en ese mismo e-mail de las actuaciones acontecidas en ese periodo nos parece una forma de comunicación eficiente para que los propietarios sepan si se han realizado aquellas necesidades solicitadas en junta o en posteriores avisos a la administración. Ello tiene una doble vía, ya que implica un control por parte de la comunidad de que efectivamente se realizan las labores pero además la propia administración se impone un autocontrol para llevar en la medida de lo posible y los medios disponibles todas las actuaciones.
Cercanía al propietario o vecino
Creemos en la relación cercana vecino-administrador y por ello consideramos que toda administración de fincas debe ser cercana. Los propietarios no son números, sino personas que disponen de problemas o situaciones que requieren de solución o atención y ahí es donde una buena administración de fincas puede marcar la diferencia.
Trato personal
Tratar los asuntos personalmente, indagar en las distintas situaciones teniendo en cuenta aquellos detalles que hacen de su caso diferente al resto, así como una comunicación fluida para que el propietario esté atendido en todo el proceso es lo que marca la diferencia entre profesionales del sector. Cada edificio requiere de unas exigencias y, que mejor que tratar personalmente los asuntos para encontrar una solución eficaz. Además, tal y como hemos mencionado antes, los propietarios no son números en una tabla sino personas que viven en comunidad y que requieren de unas necesidades personales. Un buen administrador debe estar al corriente de ello y velar porque se pueda cumplir lo que se demanda.
Avance y progreso en la comunidad
Tal y como indica el título, siempre que sea posible, un buen administrador debe procurar encontrar una manera de hacer avanzar la comunidad. Esto es, localizar posibles cambios para mejorar el edificio, realizar tareas de mantenimiento en tiempo para evitar problemas, debatir con las junta de gobierno posibles mejoras para aumentar el valor de la comunidad y a su vez de que los vecinos sientan que viven en un buen sitio y no en un edificio cualquiera.
Todo ello respetando siempre las cuentas aprobadas de la comunidad así como los procedimientos legales y normativos para aprobar posibles modificaciones.
Respuesta rápida
Los problemas surgen cuando menos lo espera uno y hace falta una respuesta rápida para retornar a la normalidad a la mayor brevedad. Por ello, creemos que cualquier despacho de administración de fincas debe contar con un teléfono de urgencias y la posibilidad de reaccionar antes imprevistos en un tiempo prudencial. Además, a diario se reciben consultas de propietarios los cuales esperan recibir una respuesta en poco tiempo para poder continuar con sus labores y ante eso, un buen profesional debe procurar atender rápidamente esas consultas y evitar esperas innecesarias.
En ocasiones, los proveedores son los que retrasan las actuaciones pero debe ser el administrador quien actúe con rapidez para acortar en lo posible los tiempos de respuesta.
Al día con la norma
La normativa evoluciona diariamente en paralelo a la evolución de la sociedad y por ello hay que prestar atención a los posibles cambios que puedan afectar a la vida de la comunidad de propietarios. Actualizaciones en la Ley sobre Propiedad Horizontal, de normativas de seguridad, de ordenanzas del ayuntamiento, etc. son posibles cambios a los que tiene que atender un administrador de fincas para disponer de una actitud pro activa y poder responder con eficacia a las necesidades de un edificio.
Cumplimiento con las exigencias
Algo que se debe tener presente, es que el administrador de fincas es el Secretario de la comunidad y por ello debe velar por cumplir con las peticiones o exigencias de la comunidad, siempre cumpliendo la normativa vigente. Solicitud de juntas por el 25% de los propietarios que a su vez correspondan al 25% de los coeficientes, exigencias de accesibilidad, solicitud de tareas de mantenimiento básico para la sostenibilidad del edificio, en definitiva hacer cumplir con las necesidades diarias de la comunidad.
Revisión periódica de la economía de la comunidad
Los precios cambian anualmente, incluso las nuevas necesidades que puedan surgir por lo que todo buen administrador de fincas debería revisar de manera periódica los estados económicos de la comunidad y localizar así posibles necesidades de adaptación de los nuevos presupuestos a la realidad existente, evitando posibles déficits tan habituales en muchos edificios. Con un vistazo se podrá saber si la comunidad está cumpliendo el presupuesto según lo aprobado o si necesita de actualizarse para ser fieles a la realidad. Los vecinos así podrán saber el coste real anual de cada proveedor o servicio y, en su caso, valorar si es hora de cambiar la empresa por otra con mejores ofertas, pudiendo usar el ahorro para otras partidas necesarias.
El administrador de fincas no es el dueño del edificio
Ocurre a veces que un administrador toma la creencia, intencionadamente o no, de que es el jefe del edificio o, de una forma más coloquial el «Sheriff de la comunidad». Debe quedar claro que el administrador de fincas profesional se encuentra al servicio de la comunidad, esto es al servicio de la junta de gobierno del edificio. Debe cumplir, siguiendo por supuesto las exigencias legales, aquello que le solicita la junta de gobierno. En su caso, un buen administrador puede como profesional del ámbito aconsejar a la junta de gobierno, propietarios y otros, de las opciones que pueden ser más viables, eficaces o que se adapten a la normativa pero no dispone del beneplácito para ser quien dicta las ordenes de la comunidad.
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