Hace años que Whatsapp se ha integrado al 100% en nuestro día a día. Hasta convertirse prácticamente en el medio que más utilizamos para comunicarnos con nuestros amigos, familiares e incluso compañeros de trabajo. Por lo que como no podía ser de otra forma, cada vez nos encontramos con más grupos de Whatsapp en las comunidades de vecinos. ¿Son estos positivos?, ¿o por el contrario suponen un problema añadido para los administradores de fincas o los presidentes de la comunidad?
¿Qué ventajas tiene utilizar el Whatsapp en una comunidad de vecinos?
Todo el mundo utiliza Whatsapp por tratarse de una aplicación de mensajería simple, sencilla, rápida y que nos permite ahorrar algo de tiempo y dinero en llamadas (Aunque a veces al final acabaríamos antes haciendo una llamada rápida). Esto ha hecho que se convierta en el sistema de comunicación por excelencia para muchos. Incluidos proveedores de servicios y sus clientes.
El grupo de Whatsapp en las comunidades de vecinos permite a todos los integrantes hacer consultas o proponer cambios. Así como enviar archivos, fotos, o cualquier cosa que pueda ser relativa a tratar por el Administrador de Fincas o la Junta.
Otro de sus beneficios es que los propietarios pueden estar al día y enterarse de cuándo se celebran las reuniones, juntas o alertas relativas a la seguridad de la comunidad o los pagos.
¿Porqué no es una buena idea tener un grupo de whatsapp en las comunidades de vecinos?
Sin embargo, la cosa cambia cuando se traspasa la línea profesional y el grupo pasa a utilizarse para mandar chistes, vídeos o temas fuera de contexto. Esta es una de las desventajas de los grupos de Whatsapp en las comunidades de vecinos. Pero por desgracia no es la única.
La primera desventaja para los Administradores de Fincas que utilicen esta aplicación de mensajería es que dejan de tener horario. Ya que sus clientes pueden escribirles a cualquier hora del día para plantearle cualquier cuestión.
Otro inconveniente para estos profesionales es que Whatsapp no está integrado con el resto de aplicaciones o programas que se utilizan en el despacho del administrador. Principalmente con el ERP y CRM.
Whatsapp tiene sus normas, y haciendo uso de él para nuestro negocio, significa tener que amoldarnos completamente a ellas. Incluso sin tener en cuenta el Big Data o poniendo en peligro información confidencial o las comunicaciones con los clientes.
¿Cómo hacer un buen uso del grupo de Whatsapp de una comunidad de propietarios?
En primer lugar hay que distinguir entre tener un grupo de Whatsapp únicamente para hacer recordatorios o dar información oficial e importante, de interés para todos los integrantes. O tener un grupo de vecinos para estar en contacto o estrechar lazos. En este último caso, pudiendo ser indeseado para muchos vecinos o pudiendo dar lugar a conflictos por contrariedad de opiniones, o por no querer formar parte de éste.
Por tanto, lo ideal es que en lugar de esta aplicación de mensajería se utilicen otras que han sido diseñadas exclusivamente para hacer uso de ellas en comunidades de propietarios. Estas Apps permiten disfrutar de todas las ventajas de Whatsapp, pero sin sufrir sus inconvenientes.
Existen muchas opciones, algunas de ellas muy sencillas de utilizar y que sirven de gran ayuda para los administradores de fincas.
Estas Apps les permiten filtrar la información, identificar a los clientes y agilizar así el registro de incidencias en un software propio. Y todo ello sin tener que dar el número personal de teléfono.
Otra de las ventajas de estas aplicaciones móviles es que en ellas la información se archiva de manera más ordenada. Por lo que resulta más sencillo poder hacer un buen uso de ella para mejorar el servicio al cliente.
Y por último, y no menos importante, las Apps para administradores de fincas respetan la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) y la Ley Orgánica de Protección de datos (LOPD).